¿Te cuesta dejar tu negocio durante unos días para tomarte un descanso? Aquí te cuento algunos aspectos claves para preparar tu negocio antes de irte de vacaciones.
Llega la época más esperada del año, el verano. Momento en el que a todos nos apetece dejar aparcadas las obligaciones y descansar junto a la playa, la montaña, viajar a lugares exóticos y disfrutar de la familia y los amigos.
¿Qué ocurre con los profesionales y pequeñas empresas que tenemos un negocio online? Que en primer lugar, nos da reparo irnos y dejarlo «desatendido». Y luego que si no lo preparamos adecuadamente nos vamos a ir nerviosos por si algo falla en la web, por si nos escribe un posible cliente y dejamos sin responder su petición muchos días, por si no llegan a tiempo los pedidos de nuestra tienda online, etc.
Tomar vacaciones y alejarnos de nuestro negocio por unos días debe ser un momento esperado porque tengamos la confianza y la certeza de que todo funcionará correctamente.
En este artículo ponemos el foco en 3 aspectos claves que tienes que atender antes de disfrutar de tu descanso vacacional para conseguir liberar tu mente de ocupaciones y permitir que en tu ausencia todo marche en piloto automático.
Buzón de correos
Activar la función out of office de tu gestor de correos.
Con un simple mensaje automático tipo:
Hola,
Del 1 al 15 de agosto estaré disfrutando de mis merecidas vacaciones. Siento no poder atenderte hasta esa fecha.
Gracias por tu comprensión.
Un saludo, Inma.
Si utilizas Gmail, te recomiendo activar Boomerang que te permitirá programar emails y enviarlos en una fecha concreta, en caso de que tengan que ser enviados coincidiendo con tu ausencia. Aquí tienes más información sobre Boomerang.
Si tu buzón recibe muchos emails al día y no quieres dejarlo sin atender, contrata a una Asistente Virtual de manera temporal para que se encargue de filtrarlos, seleccionar los que debes atender a tu regreso, archivarlos en carpetas según urgencia/importancia/pendiente/eliminar y dale instrucciones claras de qué hacer en cada caso.
En este artículo te hablé de cómo preparar tu buzón de correos para delegarlo, centrándome en Gmail. Si utilizas este gestor te puede venir bien refrescarlo en estos momentos previos a tus vacaciones.
En este otro te hablo de una herramienta estupenda llamada Help Scout para gestionar tu buzón de correos entre miembros del equipo. Una apuesta a largo plazo para gestionar tu buzón de manera óptima, sencilla y eficaz.
Revisa tus procesos
Te aconsejo que hagas todo el recorrido que hace un cliente que pide información o compra desde tu web para comprobar que todo funciona.
En caso de que ofrezcas servicios, si un posible cliente te pide información desde la web, comprueba que cada formulario que tengas adherido funcione de manera correcta, recoja la información que el lead complete, que luego reciba un email automático de tu parte indicando que en esos días no estás operativo y que atenderás su petición a partir de tal fecha.
Si ofreces formación online, revisa que el procesador de pagos funciona (Stripe, PayPal o tarjeta de crédito) y que la plataforma de entrega (Teachable, Invanto, Hotmart…) le da acceso al curso de manera correcta y automática. Que el gestor de facturación (por ejemplo Quaderno, Cuéntica…) le envía la factura de manera automática, recogiendo en el momento de la compra sus datos fiscales y comprobando así que todo el proceso está debidamente automatizado.
Si tienes un e-commerce o tienda online, haz alguna prueba para comprobar que la petición llega correctamente al centro donde se procesan los pedidos, que las entregas se hacen en el tiempo habitual y que todo funciona con normalidad. Da instrucciones detalladas a las personas que preparan físicamente los pedidos por si ocurriera algo inesperado, para que lo puedan solucionar por ellos mismos, y en caso de «fuego», que te avisen telefónicamente para que tomes decisiones de mayor calado.
Para todo ello, será necesario que dejes documentados tus procesos para que cualquier miembro del equipo sepa qué hacer en cada momento. Si no tienes aún documentados los procesos de tu negocio, te aconsejo que te pongas a ello cuanto antes, no hay excusas para no redactar cómo haces las cosas en tu negocio. En las épocas en las que no estés presente y tenga que ocuparse otra persona resultan fundamentales. Si quieres conocer los beneficios de documentar procesos descarga mi videoclass.
Deja las Redes Sociales en automático
Para que nadie se olvide de tu negocio durante estos días de vacaciones, lo mejor es dejar programadas algunas publicaciones que hayas realizado durante el año para que las redes sigan trabajando por ti.
Te recomiendo elegir publicaciones llamadas evergreen, es decir, contenido que sirva para cualquier época del año, que no haga referencia a fechas concretas o eventos de momentos determinados que puedan sonar raro al leerlos o escucharlos en otra época distinta.
Utiliza herramientas de programación como Hootsuite, Buffer, Postcron, Onlypult, Planoly… en las que puedas dejar programadas tus publicaciones y marcharte tranquilo/a de que ofrecerán tu contenido sin fallos al enviarlas.
Con estos consejos no tienes excusas para no preparar tu negocio antes de irte de vacaciones.
Comenta en los comentarios qué otras acciones pones en marcha para que tu negocio siga facturando por ti mientras tú coges fuerzas y te preparas para afrontar la vuelta con energía e ilusión.
¡Un fuerte abrazo y felices vacaciones!
Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio
