Existen diferencias sustanciales entre la profesión de Asistente, ya sea que lo desarrolles de manera virtual o de manera presencial: ¿cuál es la mejor opción para tu empresa? Vamos a explorar ambas opciones para que decidas lo que mejor va con tu negocio.
El concepto general de asistente se refiere a personas que proporcionamos soporte administrativo a clientes, jefes y equipos. Ayudamos a realizar tareas como programar citas, gestionar agendas, elaborar documentos, buscar información en la web, organizar la facturación, contactar con clientes y proveedores y muchas cosas más. A menudo también proporcionamos asesoramiento y recomendaciones sobre ciertos temas. Somos, por decirlo así, un apoyo administrativo en las empresas.
Mientras que algunas empresas pueden requerir una presencia física constante y una interacción inmediata, otras pueden beneficiarse de la flexibilidad y las ventajas de una ayuda virtual.
Principales diferencias entre los asistentes virtuales y los asistentes presenciales:
Vamos a ver las principales diferencias con los Asistentes Presenciales ya que ambas profesiones ofrecemos servicios de soporte pero de manera diferente. Vamos a verlas:
La diferencia entre un asistente virtual, que trabaja en su propio despacho (o incluso en su casa), y un asistente presencial, que trabaja en la oficina de su empresa, radica en la forma en que desempeñan sus tareas y la dinámica laboral en la que operan.
Mientras que ambas desempeñan funciones administrativas y de asistencia, existen algunas distinciones clave que vale la pena mencionar:
- En primer lugar, un asistente presencial trabaja físicamente en una oficina y está presente de manera regular durante el horario laboral. Su papel implica interactuar directamente con colegas, superiores y clientes en persona. Está disponible para atender llamadas telefónicas, recibir visitantes y coordinar reuniones presenciales. Esta proximidad física permite una comunicación más inmediata y una interacción directa con el entorno laboral.
- Por otro lado, un asistente virtual trabaja de forma remota, generalmente desde su propio hogar u otro lugar de su elección. Utiliza herramientas tecnológicas para realizar sus tareas, como ordenadores, teléfonos y aplicaciones de comunicación online. Debe estar disponible para trabajar en horarios flexibles o preestablecidos, dependiendo de los acuerdos con sus clientes. Esto permite una mayor flexibilidad tanto para el asistente como para los clientes, ya que no se limitan a un espacio físico específico.
En cuanto a la comunicación:
- Un asistente presencial tiene una interacción más directa con el equipo de trabajo. Puede participar en reuniones físicamente, colaborar en proyectos en persona y responder rápidamente a las necesidades y solicitudes de los miembros del equipo.
- Por otro lado, un asistente virtual se comunica principalmente a través de medios digitales, como correos electrónicos, llamadas telefónicas y videoconferencias. Aunque no están físicamente presentes, un asistente virtual mantiene (y lo digo por experiencia) una comunicación efectiva utilizando estas herramientas y adaptándose a las necesidades de sus clientes.
Otra diferencia importante es la gestión de tareas y la organización del trabajo:
- Un asistente presencial tiene una visión más directa y tangible de las tareas y proyectos en la oficina. Puede recibir instrucciones en persona y realizar seguimientos rápidos.
- Por otro lado, un asistente virtual debe ser más autónoma y auto organizada. Debe administrar su tiempo de manera eficiente, establecer prioridades y coordinar su trabajo de forma independiente. Esto requiere habilidades de autogestión y una comunicación clara con los clientes para garantizar que se cumplan las expectativas y se entreguen los resultados deseados.
En términos de logística:
Un asistente presencial trabaja con los recursos y sistemas de la oficina, como impresoras, archivos físicos y sistemas de gestión internos. Un asistente virtual se apoya en herramientas y aplicaciones digitales para realizar su trabajo. Utiliza software de productividad, plataformas de almacenamiento en la nube y sistemas de gestión de proyectos online para administrar la información y colaborar con los clientes de manera eficiente.
En resumen, la diferencia principal entre un asistente virtual y un asistente presencial se encuentra en el entorno laboral y la forma en que realizan sus tareas. Mientras que un asistente presencial trabaja físicamente en una oficina y tiene una comunicación directa con el equipo, un asistente virtual trabaja de forma remota utilizando herramientas digitales para interactuar y realizar sus tareas. El asistente virtual brinda sus servicios desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que permite una mayor flexibilidad en términos de horarios y ubicación.
Por otro lado, el asistente presencial puede ser más adecuada para empresas que requieren una presencia física constante y una interacción inmediata con el equipo. La comunicación cara a cara puede agilizar los procesos y facilitar una coordinación más rápida en entornos dinámicos. Además, en ciertos casos, algunas tareas pueden requerir la manipulación de documentos físicos o el acceso a recursos específicos presentes en la oficina.
Los beneficios de ser Asistente Virtual:
Con la llegada de internet, la preferencia por la figura del asistente virtual frente al asistente presencial se ha visto incrementada. Sobre todo por estas 5 características principales:
- Flexibilidad geográfica: Como asistente virtual podemos trabajar desde cualquier ubicación con conexión a internet, lo que elimina las barreras geográficas y permite acceder al talento de cualquier parte del mundo. Esto brinda a las empresas la posibilidad de contratar a profesionales altamente calificados sin restricciones de ubicación.
- Reducción de costos: Al no requerir una presencia física en la oficina, se evitan los gastos asociados con el espacio de oficina, equipos y beneficios adicionales. Esto puede ser especialmente beneficioso para empresas pequeñas o emergentes con presupuestos limitados.
- Mayor disponibilidad y flexibilidad horaria: Los asistentes virtuales podemos adaptarnos a horarios flexibles, trabajar en diferentes franjas horarias y ofrecer servicios fuera del horario laboral estándar. Esto permite una mayor disponibilidad y respuesta rápida a las necesidades de los clientes, incluso en diferentes zonas horarias.
- Especialización y habilidades específicas: Los asistentes virtuales podemos especializarnos en áreas particulares, como marketing digital, gestión de redes sociales, diseño gráfico, entre otros. Esto nos permite brindar servicios altamente especializados y agregar valor adicional a las empresas que buscan experiencia específica en ciertos campos.
- Comunicación digital eficiente: Con las herramientas de comunicación online, como correos electrónicos, llamadas telefónicas y videoconferencias, los asistentes virtuales podemos mantener una comunicación fluida y eficiente con los miembros del equipo y los clientes. Esto facilita la colaboración y la coordinación a distancia.
¿Cuál es la ventaja destacada de ser Asistente Virtual?
Una ventaja destacada del asistente virtual es su capacidad para adaptarse a diferentes situaciones y necesidades. Al no estar ligada a un espacio físico, puede brindar asistencia a clientes ubicados en distintas partes del mundo, superando barreras geográficas. Además puede ofrecer servicios especializados en áreas específicas, ya que puede acceder a recursos y herramientas online para desarrollar habilidades especializadas en diferentes campos.
En términos de costos, el asistente virtual puede ser una opción más económica para muchas empresas. Al trabajar de forma remota, no se requieren gastos adicionales relacionados con el espacio de oficina, equipo o beneficios adicionales. Esto puede resultar beneficioso para emprendedores y pequeñas empresas que desean contar con asistencia administrativa sin incurrir en altos costos.
En conclusión, tanto el asistente virtual como el asistente presencial desempeñan un papel importante en el entorno laboral. La elección entre una u otra depende de las necesidades específicas de la empresa y la naturaleza del trabajo. Ambas opciones ofrecen ventajas y desafíos particulares, y es crucial evaluar cuidadosamente los requisitos y objetivos de la organización para tomar la decisión correcta. Ya sea a través de la opción virtual o la presencial contar con asistencia administrativa eficiente es clave para el éxito de cualquier empresa.
Por tanto, los Asistentes Virtuales son una gran opción para aquellos que buscan un soporte rápido y eficiente. El perfil ofrece una variedad de beneficios como la comodidad de trabajar desde casa, la flexibilidad de horarios y la rapidez de respuesta.
¿Qué te parece esta nueva profesión? ¿Te lanzas a poner un Asistente Virtual en tu negocio digital?
Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio
