Necesitas desarrollar procesos eficientes en tu negocio…. y lo sabes!
¿Qué ocurriría si en lugar de moverte diariamente en un entorno caótico tuvieras un negocio estructurado y organizado?
¿Qué pasaría si en vez de ser el hombre/mujer orquesta que todo lo hace tuvieras un equipo que te ayudara a gestionar algunas tareas?
¿Y si tu empresa facturara sin que tú estés encima?
Si todo esto fuera posible, ¿cómo sería tu día a día? Quizá…
- más organizado
- más libre
- más productivo
- más rentable
- con mejor actitud para afrontarlo
- de más calidad
- menos estrés
- menos errores
- menos tiempo
- menos costes
Te digo que es posible.
En esta nueva era tecnológica, los negocios tienen la obligación de ser cada vez más eficientes.
Delegar, automatizar tareas y sistematizar son acciones que nos permiten ser más eficaces y emplear nuestro tiempo y esfuerzo en conseguir mejores resultados.
¿Qué hacer para que tu negocio sea más eficiente?
Llevar a cabo estas 3 acciones hará que puedas escalarlo:
- Si AUTOMATIZAS tu negocio irá en piloto automático, trabajará por ti en lugar de tu por él y reducirás tiempo en tareas manuales.
- Si SISTEMATIZAS pondrás por escrito cómo haces lo que haces y podrás hacerlo siempre igual, generando los mismos buenos resultados.
- y si DELEGAS podrás crear un equipo que te ayude con la gestión interna, poniendo tu foco en aquellos aspectos que solo puedes hacer tú: desarrollar la estrategia, atender a tus clientes, generar contenido…
Son 3 aspectos fundamentales y debemos hacer los 3. Cada uno de ellos tiene un momento y sin duda, el valor que aportan es incalculable.
¿Qué pasa si no los aplicamos? Que muy probablemente seremos esclavos de nuestro negocio y se comerá todas las horas disponibles.
¿Qué son los procesos?
Los procesos son los pasos ordenados que repites sistemáticamente, es decir, una y otra vez, cuando quieres llevar a cabo una misma tarea.
Por ponerte un ejemplo muy sencillo, ¿qué haces cuando recibes un correo electrónico solicitando información sobre un servicio? Seguramente le respondas con otro correo indicándole que complete el formulario relacionado con ese servicio. Cuando lo recibes de vuelta, lo revisas y ves si puedes ayudarle. En este caso, le enviarías otro correo diciéndole que le puedes ayudar con su problema y acordais hacer una videoconferencia para conoceros y ampliar la información.
¿Cierto? Pues este vaivén de correos y la información que hay en su interior es un ejemplo de procesos eficientes. Necesitas apuntar qué haces en cada paso, cómo lo haces, qué información complementaria das a tu cliente, etc.
Hay procesos para todo. Incluso en nuestra vida diaria los tenemos. Si no, dime, ¿qué pasos sigues cuando haces madalenas de chocolate?
Primero bates los huevos y el azúcar, luego añades aceite y leche, lo bates, incorporas harina, levadura y chocolate derretido, pones la mezcla en pequeños moldes de silicona y lo metes al horno a 200º durante 15 minutos.
Este es otro ejemplo de proceso que llevamos a cabo sin darnos cuenta de que son unos pasos estandarizados que seguimos una y otra vez para obtener el mismo resultado.
¿Por qué debes documentar procesos?
Siguiendo con el negocio, desarrollar el hábito de documentar de forma ordenada tu manera de hacer las cosas te ayudará a ser más metódico, más eficiente y en definitiva a crecer, porque llegado el momento, podrás contratar a otra persona para que realice algunas de las funciones que tú estabas realizando.
Al recogerlo por escrito, al reflexionar sobre cómo haces cada tarea, cada proceso, te das cuenta de si está bien planteado tal y como lo estás haciendo o si necesitas mejorarlo en algún punto para agilizar tiempos, para que sea más comprensible, para que sea fácilmente reproducible, etc.
Si cada paso que das, si cada acción de valor que haces por tu negocio lo documentas, la próxima vez que vayas a realizarlo, no tienes que tratar de recordarlo, ni emplear tiempo en diseñarlo, ni siquiera hacer un mínimo esfuerzo por ello, porque lo tendrás escrito, de manera ordenada y estructurada, y solo con leerlo sabrás qué camino tienes que seguir.
Igualmente si tienes un equipo, o pretendes formarlo a corto-medio plazo, ahorrarás mucho tiempo en tener que explicarles detalladamente cómo hay que hacer una tarea y no serás un impedimento para que el trabajo salga adelante porque cada uno sabrá qué parte tiene que implementar.
¿A qué actividades del negocio podemos aplicar los procesos?
A todos. Cualquier acción que lleves a cabo más de una vez y que puedas delegar en otras personas puede ser recogida, ya sea por escrito, grabada en vídeo, en audio… puedes dejarla documentada de cualquier manera que se te ocurra. Lo importante es que se entienda bien y que cualquier persona que lo lea, que vea el vídeo… pueda aplicarlo y realizar la tarea sin que tú estés empleando tu tiempo en explicárselo.
Por ejemplo, el soporte al cliente que prestas por correo electrónico o teléfono, tus guiones de venta, tus propuestas de servicios, la política de cancelación que aplicas a tus servicios o en la devolución de tus productos, cuando haces un lanzamiento, etc. cualquier área es susceptible de ser documentada.
¿Qué beneficios tiene documentar los procesos?
Documentar procesos no sólo sirve para mejorarlos, sino para optimizarlos.
- Pones estructura a lo que haces, no haces las cosas de manera improvisada
- Consigues claridad y espacio mental, te liberas del caos permanente que ocupa en tu cabeza
- Mayor eficacia en tu día a día, eres más productivo
- Creas un sistema con pasos replicables que puedes repetir una y otra vez
- Al trabajar en los procesos mejoras los procedimientos y optimizas los que ya tienes implantados
- Puedes dedicar tu tiempo a funciones más estratégicas de tu negocio, no tanto de implementación
- A la hora de delegar, si ha llegado tu momento, tienes unas instrucciones precisas que te va a permitir que otros hagan las tareas que tú no deberías estar haciendo por tu negocio
- Dejas de ser el cuello de botella por el que todo pasa
- Simplificas acciones
- Adquieres más libertad
¿Por qué invertir en procesos?
El proceso de documentar procesos implica invertir tiempo y esfuerzo, pero la mejora que experimentas tú y tu negocio cuando los tienes recogidos y optimizados hacen que la productividad aumente y el equipo sepa lo que tiene que hacer para gestionarlo.
Incluso permite que el conocimiento esté siempre vivo. Si cambia algún miembro del equipo, la información siempre estará disponible para el relevo, sin que tengas que emplear tu tiempo en formarlo de nuevo.
El hecho de documentarlos es un proceso en sí mismo. Cuando los realizo con mis clientes, enseguida notan la reflexión profunda que les genera estructurarlos, primero mentalmente y después cómo organizarlos para plasmarlos en el documento. Me atrevería a decir que este es el verdadero efecto de documentar.
Apoyarse en un expert@ en procesos facilitará el camino y lo agilizará.
Piensa una cosa: ¿cuántas veces has pensado en hacer tu manual de procedimientos y lo has ido postergando? ¿No crees que ha llegado el momento de ponerse con ello?
Desarrolla PROCESOS EFICIENTES en tu negocio. Yo te ayudo.
¡Un abrazo!
Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio
