¿Sabes qué son las plantillas de emails? ¿Cómo pueden ayudarte a agilizar la gestión de tu buzón de correo?

Te pongo en situación: empiezas tu jornada de trabajo respondiendo emails. Hoy tienes 16 correos nuevos de los que ocuparte. Empiezas por el primero, te lleva 10 minutos. Sigues por el segundo, 12 minutos. El tercero, 8 minutos…. Y así hasta que terminas de responderlos todos.

Al final esta tarea te ha costado llevarla a cabo casi dos horas. DOS HORAS??? ¡Eso es muchísimo!

El correo es una parte importante de tu negocio porque es uno de los principales nexos de comunicación entre tus clientes y tu negocio. Hay que tratar sus peticiones con la máxima atención y cuidado, pero déjame decirte: que te ocupe demasiado rato es una pérdida de tiempo.

¿Por qué? porque hay soluciones para que emplees menos tiempo y tengas la misma eficacia en la respuesta.

Sabemos todo lo que hay que hacer en un negocio online (redacción de cartas de venta, grabación de videos, sesiones virtuales con clientes, atender las redes sociales…) y aunque contestar al correo es una tarea importante, no es la única en lo que debes emplear tu tiempo.

5 razones para utilizar respuestas prediseñadas

Seguramente muchos de esos correos son peticiones que se repiten a lo largo del tiempo, por eso, debemos crear respuestas prediseñadas que reutilicemos una y otra vez.

  1. Porque no vale consumir tu tiempo en responder emails recurrentes.
  2. Porque puedes redactar una buena respuesta una sola vez y reutilizarla mil.
  3. Porque evitarás olvidar algo importante que hay que decir.
  4. Porque no tendrás que invertir tu energía en lo mismo cada vez.
  5. Porque podrá responder cualquier persona que designes de tu negocio, sin tener que ser tú siempre quien lo gestione.

¿Qué ventajas encontramos en crear respuestas prediseñadas?

Encuentro estas 4 ventajas:

  • Agilidad y ahorro de tiempo
  • Calidad en las respuestas
  • Redacción perfecta
  • Tono adecuado en cada situación

Las plantillas que redactes deben comunicar de manera efectiva el mensaje que quieres transmitir, con profesionalidad y empleando el tono habitual que apliques en la comunicación de tu negocio, pero recuerda que son plantillas PRE-diseñadas y como todo lo “pre” significa que está sin terminar.  

Deberás aplicar el toque de frescura que hará que no parezca una respuesta automática. Te ahorrarás escribir el grueso del email, solo darle el toque mágico para que cada email parezca hecho de cero. Evitarás enfrentarte a la temida “hoja en blanco” y comenzarás a escribir completamente enfocado en la idea que quieres transmitir teniendo ya una base que modificar mínimamente.

¿Para qué ocasiones debemos crear plantillas?

Para toda aquella información que tengas que repetir una y otra vez. Si acabas de empezar tu negocio seguramente no veas en qué aspectos vas a necesitar crearlas, pero si tienes ya una trayectoria, habrás visto en qué situaciones se repiten las mismas preguntas, dudas, etc. Es más, en este caso, no tienes excusa para no tenerlas creadas.

Vamos a ver en qué casos pueden ser necesarios:

  • Entrada de clientes: piden información o tienen dudas sobre tu servicio
  • Agendar una cita
  • Enviar una propuesta
  • Dar detalles antes de comenzar a trabajar con un cliente
  • Pedir una colaboración
  • Pedir un testimonio
  • Dar la bienvenida a tu formación
  • Hacer prospección de clientes
  • Conectar con alguien
  • Solicitar una colaboración
  • Pedir datos de facturación de un cliente
  • Invitar a alguien a colaborar en tu formación/post/entrevista

Un ejemplo de respuesta prediseñada

Te voy a facilitar un ejemplo de respuesta prediseñada que utilizo en mi negocio de Asistencia Virtual para responder a un posible cliente que está interesado en que le preste uno de mis servicios:

Buenos días, [NOMBRE]:
Gracias por tu interés en mis servicios y por completar el formulario web sobre [NOMBRE DEL SERVICIO].
Para conocer más en detalle tus necesidades, me gustaría tener una breve sesión de Skype/Zoom contigo la semana que viene para que puedas ampliar la información y conocernos.
¿Te vendría bien el [DÍA Y HORA]? Si no es posible, por favor, dime tu preferencia y tratamos de cuadrar agendas.
Espero tu respuesta.
Un saludo, [TU NOMBRE]

AVISO: un error que he observado en numerosas ocasiones es poner el email en el pie de firma. No es necesario, ya estás escribiendo desde esa dirección.

¿Cómo personalizarlas?

Como te he comentado anteriormente, el cliente no tiene que notar que tu respuesta está previamente definida, sino que la estás construyendo específicamente para él y su circunstancia.

De hecho, no respondes con una plantilla tipo, sino que utilizas una plantilla para personalizar una respuesta a un email, por tanto debe ser profesional, cercana y debe contener toda la información necesaria para que sea una respuesta eficaz.

Los distintos apartados a completar en una plantilla de email son:

  • Asunto > en la plantilla pon un título descriptivo del email para poder identificarla de las demás y modifícala si es necesario para adaptarla a la respuesta final.
  • Nombre > incluye siempre el nombre de la persona a la que te diriges, es un aspecto que marca cercanía.
  • Intro > da una breve información sobre el momento actual, de manera escueta, 1 ó 2 líneas son suficientes para poner en contexto el email.
  • Cuerpo del mensaje > Adapta el texto de la plantilla a tu tono y tu manera de expresarte. Da toda la información que necesites en relación con el asunto que te piden o preguntan de manera personalizada.
  • CTA (Call to action) > acaba siempre tu email indicando el siguiente paso a dar por la otra persona, ponle en acción, dirígele hacia lo que esperas que haga.
  • Cierre > Despide el email de manera educada y amable, indicando que estás del otro lado para lo que necesite.
  • Antes de enviar > Revísalo de principio a fin, añade los adjuntos o enlaces que sean necesarios. Te sugiero descansar la vista del ordenador por unos minutos y volver a leerlo con la mente fresca y de manera consciente justo antes de enviarlo. Es un truquito muy eficaz que aplico siempre y me funciona 😉

¿Dónde tener almacenadas las plantillas de emails?

Tenemos estas opciones:

  • En una carpeta de tu gestor de correo, gmail, thunderbird, hotmail…
  • En Save Replies de tu gestor de email. En este post te hablé en detalle de una herramienta que te recomiendo utilizar si trabajas el buzón en equipo: Help Scout.
  • En Streak (Gmail), Zoho, Zendesk o gestores CRM similares, como, por ejemplo, Billage.
  • Última opción, no excluyente de las anteriores: en tu herramienta de documentación de procesos, en el apartado correspondiente a ‘Plantillas de emails’.

Y 3 consejos finales en cuanto a la gestión del buzón de correo electrónico:

  • Contrata un Asistente Virtual que lo responda por ti, liberarás tiempo para dedicarte a otras cosas del negocio.
  • Realiza la documentación de procesos e incluye emails tipo para cada servicio. Los tendrás siempre a mano y ordenados.
  • Mantén la disciplina de crear una nueva plantilla para cada email que surja y que creas que se puede repetir.

Si te estás planteando delegar la gestión de tu buzón de correo electrónico, te ayudo con una herramienta de la que te hablé arriba, Help Scout, con la que puedes crear un montón de plantillas para utilizar en un segundo.

Te animo a tener tus plantillas creadas para ser más productivo y eficiente en tu negocio.
Cuéntanos en comentarios si ya las utilizas y has notado un ahorro considerable de tiempo.

Un abrazo,
Inma


Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio

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