Matriz de Eisenhower: cómo ser más productivo al gestionar tu tiempo

Seguro que has oído hablar de la matriz de Eisenhower, pero ¿la has utilizado alguna vez como herramienta para mejorar tu productividad y gestionar tu tiempo de manera eficaz?

Todos sabemos que el tiempo es un recurso muy valioso, que se consume y no se recupera. No podemos acumularlo, ni podemos utilizar el de otra persona (¡qué locura! esto sería de ciencia ficción).

De nada sirve lamentarnos por el tiempo perdido, sino tomar conciencia de ello para aprovecharlo y  aprender a gestionar el que tenemos.

Hoy en día ser productivo se hace imprescindible.

Diversos estudios demuestran que los profesionales somos capaces de aprovechar el 60% del tiempo para dedicarlo a tareas de alta rentabilidad, mientras que en el 40% restante no resultamos tan productivos.

Esto es debido a los ladrones de tiempo que nos impiden estar centrados en alcanzar nuestras metas. Llamamos ladrones de tiempo a esas actividades que, como su nombre indica, nos impiden aprovechar el tiempo del que disponemos, haciéndonos precisamente perderlo, como por ejemplo:

• consultar las redes sociales en horas de trabajo, a no ser que seas Community Manager y trabajes con ellas.
• mirar constantemente los avisos del whatsapp, en lugar de hacerlo cuando finalice tu sesión de trabajo.
• hacer alguna tarea del hogar, si trabajas en casa, interrumpiendo tu concentración.
• desplazamientos innecesarios, cuando las comunicaciones pueden hacerse por teléfono, Skype, Zoom…

Es cierto que algunos ladrones de tiempo son inevitables e incluso necesarios, pero otros, en cambio, debemos tratar de reducirlos al máximo. ¿Sabes que retomar la concentración después de una distracción nos puede llevar hasta 15 minutos?

Dado que al ser dueños de negocio, por suerte o por desgracia, se difumina la línea entre lo personal y lo profesional no nos queda otra que aprender a gestionar nuestro tiempo en beneficio nuestro y de nuestro proyecto. Y no solo el que pasamos en el trabajo, sino también nuestro tiempo vital.

Una herramienta eficaz para priorizar tareas

Te propongo una herramienta muy sencilla y muy conocida para gestionar eficazmente nuestro tiempo, la matriz de Eisenhower, llamada así en honor a quien la ideó, Mr. Dwight Eisenhower, un militar y político que fue el 34º Presidente de los Estados Unidos y uno de los mejor valorados.

Fue responsable de la planificación y supervisión de grandes operaciones militares y estaba obsesionado con la gestión del tiempo. Estaba convencido de que todos tenemos la capacidad de hacer las cosas cuando deben hacerse, solo hay que entrenarla.

Todas las tareas tienen una naturaleza y él propone empezar a desglosarlas según se indica en la matriz y luego decidir cómo proceder. Con estos 4 cuadrantes podremos ubicar las tareas que nos llegan y elegir si…

• las debemos realizar ya
• si pueden esperar
• si las puede hacer otra persona o
• si no es necesario realizarlas en ningún momento

Vamos a tomar como referencia esta imagen que he realizado para que situemos de manera visual cada concepto:

Primero lo primero

Cada vez que nos llegue una tarea, una actividad a realizar, un proyecto, vamos a preguntarnos si es importante y/o urgente y lo vamos a colocar en la casilla que corresponda. Así sabremos si es urgente, importante, delegable o no vale la pena llevarlo a cabo.

Vamos a ver en detalle cada cuadrante:

Cuadrante 1. HAZLO YA > Es importante y urgente

Son esas tareas que nos generan una sensación constante de estrés, de estar todo el día agotados, de urgencia por hacerla, de estar apagando fuegos constantemente. Aquí están las llamadas urgentes, las reuniones sin previo aviso, los proyectos de última hora, las crisis, los apagafuegos… las cosas importantes y que requieren de nuestra atención inmediata.

El peligro que tiene clasificar la mayoría de las tareas en este cuadrante es que acabamos dedicando al negocio más horas de las que deberíamos y terminamos agotados y sin energía.

Cuadrante 2. PLANIFICA > Es importante pero no urgente

Se enfoca en las tareas importantes que hay que realizar porque ayudan al crecimiento de tu negocio. Habla más del medio plazo, tiene que ver con la planificación y la preparación de cosas. El resultado que trae es el orden, la claridad y hay sensación de productividad, de realizar las cosas con sentido.

Como de momento no son urgentes, les podemos asignar una fecha de ejecución en nuestra agenda y realizarlas en otro momento, no ahora mismo.

Pero OJO! no nos despistemos, ya que si no las atendemos en el momento que debemos, pueden pasar al cuadrante 1 y convertirse en urgentes.

Te pongo un ejemplo de mi actividad como Asistente Virtual para los cuadrantes 1 y 2.

Imagínate que mi cliente me ha solicitado la tarea de subir las facturas del trimestre a una carpeta compartida tipo Drive/Dropbox.

Lo ideal es planificarlo e ir metiéndolas poco a poco, pero si dejo pasar el tiempo y llega la fecha límite, me puede ocurrir que tenga que darme un atracón y subirlas de prisa y corriendo, convirtiéndose esta tarea en importante y además, urgente.

Como estas cosas están bien organizadas en mi agenda, no me veo obligada a dejar de lado otras tareas importantes para esa fecha por atender la urgencia de las facturas, porque en el punto en que entran en la matriz son importantes pero no urgentes.

Por tanto, estar más tiempo en el cuadrante 2 evita que estemos constantemente en el cuadrante 1, ya que en el cuadrante 1 reaccionamos y en el cuadrante 2 prevenimos.

Cuadrante 3. DELEGA > No importante y sí urgente

Llamadas imprevistas, interrupciones, reuniones que se hacen sin agenda, correos que respondes fuera del horario marcado o emails con dudas que se repiten una y otra vez… Su resultado no encaja en los objetivos que te has marcado.

Son tareas que se hacen en el corto plazo y sin sentido, consumen tu valioso tiempo y puede hacerlo otra persona por ti. Estas actividades hay que hacerlas pero no se traducen en ventas directamente. Valora delegar la tarea para poder dedicarte a aportar más valor a tus clientes.

Lo puedes delegar a un Asistente Virtual, a una mano derecha, y podrás tener la tranquilidad de que las va a realizar en tiempo y forma porque es experta en realizar este tipo de trabajos administrativos.

Piensa que muchas veces la inversión merece la pena, ya que con ello va a mejorar tu calidad de vida y la mejora de tu negocio.

En uno de mis anteriores posts, al hablar de la sistematización de los negocios online, comentamos la diferencia entre trabajar ‘en’ tu negocio y trabajar ‘sobre’ tu negocio.

Cuadrante 4. ELIMÍNALO > No importante y no urgente

Son las tareas que nos proporcionan distracciones, las tareas secundarias que vamos arrastrando de una semana a otra de la agenda y que, al cuestionarnos en qué cuadrante encajaría, decidimos que debemos eliminarlas definitivamente. Realizarlas solo nos puede traer procrastinación e irresponsabilidad sobre nuestro trabajo.

Además, desprendernos de lo ‘innecesario’ se hace ‘necesario’ en cuestiones laborales.

Todo lo que entre en nuestra agenda debe ser importante porque si no, estamos en el cuadrante 3 y 4 constantemente, dándonos trabajo innecesario para nosotros.

En resumen, la matriz de Eisenhower nos ayuda a saber dónde clasificar una actividad y decidir si la ejecutamos o no.

¿Aplicas ya este método en tu gestión diaria? ¿Te animas a empezar a hacerlo y ver cómo mejora tu productividad? ¿Te ayudo?