Se tarda menos en REVISAR que en HACER, ¿te das cuenta del potencial de esta frase?
El otro día hablaba con un amigo que tiene una pequeña empresa y está empezando a delegar tareas en su equipo. Me reconocía que le había cambiado la vida hacerlo. Porque uno no puede ‘meter mano’ a todo lo que se hace en el negocio – decía. Es más, no es recomendable ni efectivo.
Si quieres saber los secretos que se esconden detrás de los negocios que funcionan y de los profesionales que delegan tareas de manera eficiente, sigue leyendo, te daré algunas pistas:
Crea tu equipo ganador
Una de las claves de las personas que llevan sus negocios al éxito es que crean un equipo y reparten tareas en función de su competencia profesional. A uno se le dará mejor planificar la estrategia, a otro hacer las tareas de campo, a otro la gestión de clientes y las ventas…
Por eso, si eres emprendedor o tienes una pequeña empresa y piensas que nunca nadie lo hará igual que tú, te doy la razón, somos únicos y como tú no lo hará nunca nadie… pero piensa por un momento que otra persona pudiera hacerlo incluso MEJOR porque esté especializada en hacer esas tareas y las haga con mayor agilidad, calidad y focalizada en esas acciones.
Ja, ¡a que así, sí!
Para empezar a delegar
Date cuenta de que al delegar todo son ventajas y que, aunque al principio te resulte dificil pensar qué delegar, e incluso aburrido poner en claro cómo se hacen las cosas en tu negocio, a la larga, resulta eficiente, rentable y liberador.
Si no tienes claro qué vas a delegar, por favor, no crees tu equipo todavía. Ordena primero tus ideas y expresalas claramente por escrito. Lo más importante es tener claro qué necesitas delegar y cómo quieres el resultado. Si nunca antes has delegado, pide ayuda o recomendación a tu Asistente, seguro que sabe orientarte. Recuerda que sois un equipo y que vais a trabajar por un objetivo compartido: tu negocio.
Lista las tareas que quieres y que debes seguir haciendo tú (porque sean puramente de estrategia) y enumera las que puedes dejar a otra persona (para que las implemente). Entrega a tu Asistente ese documento de manera que sirva para su consulta, agilice su gestión y le ayude a comprender tu actividad y sector.
Será necesario que te sientes a pensar en el funcionamiento de tu negocio. Si no lo tienes recogido por escrito, te recomiendes que empieces por SISTEMATIZAR los procesos, es decir, detallar cómo haces las cosas en cada área. Cómo procedes en la atención al cliente, cómo se realiza el proceso de publicación en blog, boletines y redes sociales, cuál es el proceso de compra de tus productos o servicios, preguntas frecuentes de tus clientes, etc. Si no lo tienes documentado formalmente, éste puede ser un buen comienzo para hacer junto a tu nueva Asistente. SISTEMATIZAR. No pierdas de vista esta palabra, dará de que hablar 😉
Ordena todo el proceso en un gestor de proyectos, tipo Trello, Asana, Teamwork, o en un almacenamiento compartido en la nube tipo Dropbox, Google Drive… De esta manera tendreis siempre a mano la información relevante y al inicio permitirás que tu nuevo colaborador aprenda su funcionamiento y se empape de tu negocio.
La comunicación debe ser siempre fluida, honesta y frecuente entre vosotros y, sobre todo, más constante al principio. Recuerda que tu ayudante necesitará de ti hasta empaparse de tu negocio. Si piensas que con esto pierdes más tiempo, meeecccc! error, es precisamente la clave para que el equipo funcione y más adelante vaya todo rodado.
Deja hacer y luego revisa. CONFIA en que tu Asistente está cualificada para hacer su trabajo y SUPERVISA después de vez en cuando. De esta manera tú te puedes encargar de lo que es de tu competencia y reconectar con aquella razón por la que montaste tu negocio. ¿Aún la recuerdas?
Busca el punto de equilibrio
A la hora de crear tu propio equipo busca personas con el suficiente sentido común como para saber resolver problemas por sí mismas. Para volar alto es necesario rodearse de personas eficientes que hagan bien su trabajo.
Que vuestros valores encajen. De nada serviría que tú des importancia, por ejemplo, a una comunicación respetuosa con tus clientes, y tus colaboradores lo pasen por alto poniendo en riesgo la imagen de tu negocio. Créeme que este punto es super importante.
Conectar a nivel personal, el llamado feeling, será determinante para que la relación laboral sea duradera. Sé cuidadoso al hacer la selección. Busca la excelencia.
Tendrás que vencer tus miedos: a no saber qué delegar, a dejar tu negocio en manos de otra persona, a que el negocio se estanque por no hacerlo tú todo, a que… etc. La confianza en ti mismo y en el otro es fundamental.
Ten en cuenta que el proceso de traspaso de tareas lleva su tiempo. Mima el proceso, te saldrá muy a cuenta. Yo recomiendo que sea sin prisa pero sin pausa, haciendo un ajuste entre ambos. Al principio tendrás que involucrarte por completo en el proceso de delegación, e incluso te parecerá que pierdes el tiempo organizando, clarificando ideas y contando a tu Asistente todos los pormenores de tu actividad, pero te aseguro que en poco tiempo notarás los beneficios: más tiempo para ti y un avance para tu negocio. Ten por seguro que tu nueva Asistente mirará por tu negocio y la colaboración será un win-win para ambos.
Para dar valor a tus clientes, uno de tus principales objetivos debe ser TRANSMITIR TU VISIÓN y para eso tienes que dejar de realizar el trabajo de campo y enfocarte en dar valor.
No es fácil alcanzar objetivos y cumplir metas, pero eso no es excusa para seguir estancado y seguir haciendo lo pequeño y no tratar de alcanzar lo grande. Si tú también quieres alcanzar lo grande, crea tu propio equipo de trabajo y apuesta por revisar en lugar de hacer todo el trabajo tú mismo.
Te dejo un post de Mas y Mejor para saber en qué fase se encuentra tu negocio y descubrir las tareas en las que debes centrarte en cada fase para poder establecer objetivos y prioridades. Si estás en este punto de crecimiento de tu negocio y necesitas crear un equipo, empieza por concretar qué tareas necesitas delegar. Y si necesitas ayuda para concretarlas, escribe a hola@atareadas.com y te ayudamos a SISTEMATIZAR.
Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio
