¿Sabes cómo trabajar en equipo con tu buzón de correo sin volverte loc@? ¿Te gustaría gestionar tus correos de una manera más eficiente?

Si no leíste primero Preparar el buzón de correo (Gmail) para delegarlo a tu Asistente Virtual, te recomiendo que vayas a él y conozcas los tips que allí te doy sobre la gestión de Gmail en equipo.

La solución a las cuestiones que planteo arriba surgen de mi propia experiencia trabajando con profesionales y pequeñas empresas que al no tener suficiente tiempo para dedicarlo a las tareas de gestión de clientes se ven obligados a delegar en un Asistente Virtual la atención al cliente, atendiendo las peticiones que llegan al buzón de correo electrónico.

¿Sabes que buzones como Gmail han sido creados para trabajar de manera individual, no en equipo? Por eso, utilizar una cuenta de email compartida y gestionarlo entre varias personas se hace un tanto complejo.

La verdad es ésta: utilizar cuentas de email de manera compartida hace el trabajo más pesado, la resolución de problemas más lenta, hay más probabilidades de dejar al cliente insatisfecho, de olvidarte de responder a un email porque se pierda entre tanto caos,  además de aumentar el tiempo que tardas en gestionarlo.

Por suerte, existen en el mercado herramientas online que vienen a solucionar esta cuestión. Eso sí, son herramientas de pago y justamente por este motivo son productos muy bien desarrollados y con una muy buena atención al usuario.

En este artículo te hablaré de una herramienta que utilizo a diario con algunos de mis clientes y que sirve para gestionar de manera óptima el buzón de correos de tu negocio, de tu e-commerce o de tu escuela online y se llama Help Scout.

HELP SCOUT

¿Qué es?

Help Scout es mi herramienta favorita para gestionar el correo y me encanta por lo fácil que hace el trabajo. De hecho, es la mejor solución de soporte a clientes que he probado hasta el momento.

Es una plataforma en la nube para comunicar con los clientes a través del correo electrónico de manera ágil y sencilla. Está destinada a profesionales y pequeñas empresas con más de 1 persona en el equipo.

Su sistema está basado en el tradicional sistema de tickets de un helpdesk.

  • Un helpdesk es el soporte online que se utiliza para comunicarse con los clientes, resolver incidencias, etc.
  • Un ticket es una incidencia que contiene todos los detalles del problema o asunto y se numera con una referencia.
  • Si el asunto necesita ser escalado, es decir, que se implique un mando superior se deriva a esta persona asignándole ese ticket.
  • Cuando el problema, incidencia o cuestión a tratar se soluciona, se cierra el ticket y se archiva.

Help Scout se puede utilizar con cualquier sistema de correo electrónico como Gmail, Outlook, Thunderbird o conectarlo con tus cuentas de correo de tu servidor.

Ofrecen un soporte estupendo de ayuda para hacer las conexiones, por lo que no te atascarás en el proceso.

¿Cómo funciona Help Scout?

Help Scout funciona a modo de tablero en el que recibes tus emails.

Lo primero que nos encontramos es un panel de la derecha donde se clasifican los emails según los recibes. llegan al apartado unassigned. Cuando realizas una acción concreta sobre cada email se clasifica automáticamente en la categoría que le has asignado: mine, assigned, closed y spam.

¿Qué acciones podemos realizar cuando llega un email?

  • Responder al email directamente.

Help Scout Atareadas

 

  • Incluir una nota a una persona de tu equipo, por ejemplo, para que te de más información antes de responder tú al email.

Help Scout Atareadas

Help Scout Atareadas

  • Asignárselo a cualquier persona de tu equipo para que responda ella misma.

Help Scout Atareadas

 

  • Cambiar el status de ese ticket a pendiente o cerrado.

Help Scout Atareadas

Help Scout Atareadas

  • Incluir una etiqueta para identificarlo rápidamente: cliente, proveedor, publicidad, alumno, etc.

Help Scout Atareadas

 

  • Otras acciones: seguir, hacer forward, mover a una carpeta o hacer búsqueda de documentos.

Help Scout Atareadas

En cuanto al precio, el Plan Standard es de $20/mes (pagado anualmente) para 2 miembros del equipo y 5 buzones de correo. No hay límite en la cantidad de mensajes que envíes y el almacenamiento es también ilimitado. Este plan ofrece estadísticas, automatizaciones, rating de satisfacción del cliente por el servicio prestado, chat entre miembros del equipo…

Además permite más de 50 integraciones con aplicaciones de todo tipo, incluidas las más conocidas: Mailchimp, Woocommerce, Zapier, Slack, Google Apps, Trello… un plus para saber si la persona que te escribe es suscriptor tuyo, si ha comprado tus productos, etc. ya que aparece a la derecha todo esa información.

Si elijes planes de pago superiores aumentas las características del servicio y si necesitas menos o simplemente probar, tienes el Plan Basic para 1 cuenta de correo y funcionalidades más limitadas por $12/mes.

Con esta información que te he ofrecido no tienes excusa!

Si tu negocio está en fase de crecimiento o prevés crear tu propio equipo, no dudes que estas herramientas serán necesarias para realizar un trabajo colaborativo rápido y personalizado de atención a tu cliente.

Y si quieres que gestione tu buzón de correo electrónico con Help Scout para que todos tus correos sean respondidos a tiempo, ninguno se pierda y la atención al cliente esté optimizada, te dejo más información de mi servicio de gestión de buzón de correos con Help Scout con el que te ayudaré a dar soporte a tu cliente.


Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio

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