¿Qué frenos y obstáculos te impiden formar equipo con un Asistente Virtual?

Uno de los principales frenos y obstáculos que tenemos los emprendedores es lidiar con la cantidad de tareas que debemos realizar para desarrollar un negocio online. Por lo general empezamos nuestro proyecto solos, sin más compañía que nuestras ganas, nuestra voluntad, la tecnología, amigos online que vamos haciendo por el camino y quizá algún mentor que nos vaya orientando en la estrategia a seguir.

Cuando este despega, adquiere visibilidad y goza de cierta salud económica, nos damos cuenta de que estamos hasta arriba de tareas administrativas y de marketing y dejamos de atender ciertas áreas para ocuparnos de otras de mayor calado. Pero el negocio necesita una atención permanente y no se la podemos dar… ahí entramos en pánico. ¿Qué hacer ahora? ¿Necesito ayuda? No puedo con todo yo solo. ¡HEEEELP!

Para contextualizar estos hechos, te voy a detallar una situación real de un profesional como tú, y cómo enfrentó los bloqueos que le alejaban de darse a sí mismo y a su negocio la ayuda que necesitaba.

Sígueme hasta el final.

Situación de agobio

Te presento a Jorge*.

Jorge es un joven emprendedor del sector del desarrollo personal que lleva tres años desarrollando su negocio. Es muy bueno en su actividad, tiene mucha ilusión y cree en lo que hace, le dedica muchas horas y tiene el suficiente valor para sacarlo adelante día tras día.

En este tiempo ha conseguido situar al negocio en un punto muy bueno de crecimiento, gracias a su dedicación y a que su mercado tiene mucha demanda. Le llaman para dar talleres y conferencias, le hacen entrevistas en medios, viaja con frecuencia, incluso de manera internacional, y desde que su negocio ha despegado no tiene tiempo para realizar las tareas cotidianas que realiza en su blog, la gestión de redes sociales, la creación de páginas de venta, la escritura de nuevos capítulos de su próximo libro, es decir, le falta tiempo para gestionar la parte interna de su negocio.

Ese tiempo lo saca por las noches, cuando debería estar descansando y llenándose de energía para afrontar la siguiente jornada laboral.

¿Recordais esta viñeta? Pues esa es la situación de nuestro amigo.

El negocio crece

Jorge se está dando cuenta de que no puede seguir así por más tiempo, el negocio está creciendo y le lleva desbordado. Su lista de tareas es interminable, tiene muchos frentes abiertos y le encantaría poder ir tachándolas pero la realidad es que las va pasando de un día para otro sin poder atenderlas adecuadamente.

Por un lado tiene muchas cosas automatizadas y esto le da cierto margen, pero no es suficiente: necesita una presencia física que esté atendiendo el negocio mientras él se ocupa de otros asuntos.

Toma de conciencia de la situación caótica

Jorge se da cuenta de que necesita hacer algo y el primer paso que ha dado es el correcto, ha tomado conciencia de que necesita una ayuda porque ya se hace insostenible realizar por si mismo todas las tareas.

Hemos llegado al punto de inflexión.

Analisis de sus frenos y obstáculos

Para revertir la situación se propone analizar los frenos y obstáculos que le están impidiendo mejorar su calidad de vida, reconectar con su negocio y empezar a disfrutarlo tal y como le pasaba al principio de su emprendimiento, antes de que la situación se desbordara. Por ello se plantea:

– Siento miedo al abrir mi negocio a otra persona
– No quiero equivocarme en la elección
– No sé qué tareas delegar
– No tendré tiempo para explicarle qué tiene que hacer
– Seguro que no lo hace igual que yo
– No sé si podré asumir el pago de esta persona
– Bla, bla, bla…

Jorge siente una inseguridad tremenda por todos estos motivos pero aún así la cantidad de tareas pendientes le llevan a poner una solución intermedia.

Paso 1. Poner orden y claridad sobre el negocio

Basándose en el punto de “no sabría qué tareas puedo delegar” y cuáles seguir haciendo yo porque son las que me gustan, las que solo yo puedo hacer, las que me siento cómodo realizando, etc. decide sacar un registro de las tareas que suele realizar de manera habitual y ocasional y pone en claro todas las áreas de su negocio, es decir, analiza los procesos y los flujos de trabajo, de manera que pueda ir concretando, poniendo claridad, sacando un patrón común para agilizar las tareas y no duplicarlas, analizando la facturación, los flujos de caja, concretando cuánto puede gastar en proveedores… Aquí tienes un completo post con las ventajas de documentar procesos.

De esta manera adquiere una visión 360 de su actividad y ahora sí siente más seguridad, más claridad y menos miedos para delegar tareas en otra persona.

Este paso previo resulta clave para que el traspaso de tareas sea efectivo. Si no, tu ayudante se encontrará más perdido que un pulpo… sin poder aportar su valor ya que tendría que estar «apagando fuegos» constantemente sin tener una visión clara de cómo ayudarte de la mejor manera.

Ahora Jorge sí está en condiciones de buscar al Asistente Virtual que le ayude a dar un impulso de verdad y solucionar sus problemas de tiempo, agobio, soledad…

Paso 2. Buscar una mano derecha que le ayude

Y ahora, ¿dónde la encuentro?

En un networking al que asiste comenta a un amigo emprendedor lo atareado que se siente y la necesidad de ayuda que tiene. Su amigo se acuerda de que hace poco le hablaron de un negocio online que ayuda precisamente a profesionales y empresas atareadas con sus tareas administrativas y se lo recomienda. Mira! mira esta web y contacta con esta persona. Es lo que necesitas.

Jorge contactó conmigo hace unas semanas y llevamos trabajando juntos desde entonces. Te puedo asegurar que en estos momentos se encuentra mucho más desahogado, con más tiempo y más tranquilidad para afrontar su día a día porque sabe que ahora no está solo con todo el negocio, tiene una ayuda de calidad en la que puede confiar y sabe que está bien atendido aún sin estar él pendiente constantemente.

Acciones que benefician

Desde entonces hemos recogido por escrito los procesos de su empresa, los hemos acabado de definir entre los dos, los he documentado de manera ordenada en una aplicación específica para sistematizar y cuando tengo una duda sobre cómo se hace alguna tarea no llamo a Jorge para que lo solucione, sino que consulto el manual y reviso los procesos.

Ahora soy el brazo ejecutor del negocio e implemento las tareas que se necesitan, siguiendo su estrategia y una cuidada planificación. Realizo tareas como maquetar sus posts, gestionar sus redes sociales, crear las facturas para sus proveedores, me encargo de la atención al cliente por email, de su agenda online y de hacerle las reservas de sus viajes, entre otras muchas tareas.

Ahora Jorge puede disfrutar de su negocio sabiendo que tiene un equipo que le ayuda y le acompaña, ha dejado de pelearse con la tecnología y ha ganado tiempo para emplearlo en lo que quiere: su negocio, sus clientes, su familia, sus hobbies…

Trabaja de manera enfocada y ha descubierto el placer de ir tachando asuntos pendientes.

Su sensación de alivio es indescriptible. Ha puesto acción para superar sus frenos y obstáculos, y ha encontrado justo lo que necesitaba para tener la calidad y el estilo de vida que quiere que su emprendimiento le brinde.  Ha solucionado su problema de tiempo y carga de trabajo contando con los servicios de un Asistente Virtual.

¿Te encuentras en esta misma situación? ¿Te sirve lo que te cuento? ¿Hablamos?

* Jorge es el nombre ficticio de uno de mis clientes, ya que por motivos de confidencialidad no puedo desvelar su auténtica identidad.

Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio