Qué tareas delegar en tu Asistente Virtual

¿Necesitas delegar tareas en una Asistente Virtual y no sabes por dónde empezar?

En este artículo te voy a ayudar a clarificar ideas y a definir las tareas que haces en tu negocio para que puedas buscar una ayuda que te permita liberar tiempo y enfocarte en lo principal.

Porque, ¡con qué gran problema nos encontramos cuando vemos que nuestro negocio crece y no damos abasto con todo! ¿verdad?

Y cuando decides que es hora de abrir las puertas a otra persona para que, desde la trastienda (como yo lo llamo), pueda mover los hilos para los que nosotros ya no tenemos manos (ni ojos) y se nos plantea la siguiente pregunta: ¿y ahora qué le pido?

Pues bien, en mi experiencia como Asistente Virtual Profesional veo a muchos profesionales y dueños de pequeñas empresas que se encuentran en esta situación. Y tener tal caos mental supone no saber por dónde empezar a desmadejar la madeja de lana.

Todos los negocios, ya sean online u offline, requieren mucho trabajo administrativo, el llamado trabajo de backoffice, que ocupa mucho tiempo, que no se puede descuidar y que no se traduce directamente en ventas, pero que es necesario realizarlo para la buena marcha de la actividad.

Sin una ayuda detrás que gestione este área va a ser muy difícil que logres un crecimiento exponencial en tu negocio. Por eso, cuando la cantidad de tareas llega a ser abrumante tienes que plantearte delegarlas e invertir en una ayuda de calidad.

La clave antes de empezar a delegar

Mis recomendaciones para que estés preparado en el momento del crecimiento empresarial es básicamente poner orden y claridad a las tareas que realizas habitualmente. De esta manera identificarás lo que necesitas delegar, y cuando des el paso lo harás con seguridad, convicción y, sobre todo, con tranquilidad porque tienes la situación bajo control.

Primeros pasos

Veamos qué pasos puedes dar:

Resérvate un rato largo para sentarte tranquilamente a pensar. Sin prisas, sin agobios, sin distracciones. Sólo tú y una hoja de papel o un archivo de word.
Necesitas hacerlo en un momento en el que tengas la mente fresca, ¿qué tal a primerísima hora de la mañana, antes de que se despierte la familia? Necesitarás esa paz interior para ir recordando qué tareas haces habitualmente en tu negocio.

Para facilitar el comienzo, vamos a dibujar 3 columnas:

1º. – Tareas que haces diariamente
2º. – Tareas que haces semanalmente
3º. – Tareas que haces mensualmente

Tareas que haces diariamente

En este punto puedes:

•  Revisar la bandeja de entrada con los emails que tengas que gestionar. Toma nota del promedio de correos que recibes al día.
• Anotar el tipo de correos que recibes: para fijar reuniones, diseño de presupuestos, documentación que te envían tus proveedores, dudas generales, peticiones de servicios… Lístalos y clasíficalos para ver el volumen de correos de cada tipo que sueles recibir.
• Tomar nota de los pedidos y las incidencias del día. Si tienes una tienda online o vendes formaciones serán frecuentes las peticiones que recibas. Recógelas en el documento que estamos elaborando.
• Revisar las RRSS para ver si se han liberado bien tus publicaciones programadas, si tienes que dar de alta a nuevos miembros de tus grupos, si tienes que dinamizar los comentarios, etc.
• Dar soporte a tus clientes, si necesitas hacer llamadas, sesiones…
• Anota cualquier otra tarea que observes que realizas a diario.

Tareas que haces semanalmente

Aquí puedes incluir:

• Escribir el post que publicas en el blog, los videos que subes a Youtube o Vimeo, la maquetación de las newsletters que envías informando de su publicación cada semana. Estas acciones te llevarán varios días, entre preparación, escritura/grabación y gestión (edición del video, transcripción a texto en el blog, su difusión en RRSS).
  
• Programar las RRSS de la próxima semana, escribir el Calendario Editorial semanal.
• Aprobar los comentarios del blog y responder a tu audiencia.
• Si tienes una tienda online, planificar los pedidos de los artículos sin stock.
• Recopilación de testimonios, recomendaciones en Redes Sociales, entrevistas tuyas publicadas en otros blogs…
• Organizar las reuniones o planificar los viajes de la siguiente semana.
• Otras tareas particulares de tu negocio que observes que se repite cada semana.

Tareas que haces mensualmente

Engloba tareas como:

• La gestión de todas las facturas del mes, tanto las que tú emites como las que recibes por el pago de proveedores, herramientas online, cuotas profesionales…
• Revisión de la web, si hay que actualizar los plugins, el tema u otros aspectos técnicos.
• Elaboración del calendario editorial para que tus redes estén activas al mes siguiente.
• Análisis de cómo han funcionado las RRSS el mes anterior.
• Preparación de las conferencias/talleres/cursos que tienes que dar próximamente.
• Marcar en el calendario los eventos de Networking a los que asistirás.
• Chequear los precios de tus productos si tienes una tienda online…
• Si estás en época de lanzamiento poner a punto tu web, editando o duplicando páginas, incluyendo nuevos links, creando páginas de aterrizaje, el material para los webinars, los copys para las RRSS, subir los videos a las plataformas de cursos…
• Gestión de afiliados, plataforma donde lo alojas…
• Planificación de los posts de autores invitados, hacer seguimiento al proceso.
• Otras tareas específicas de tu negocio que hagas de manera mensual.

Recopila la información de tu negocio

A la hora de delegar, tu nueva Asistente necesitará tener a mano toda la información relativa a tu negocio. Por eso, no olvides crear una carpeta en la nube, en Drive/Dropbox o similar, donde incluyas:

• Documentación de tus productos o servicios
• Tu biografía y propuesta de valor
• Imágenes tuyas y de la marca
• Herramientas online y sus contraseñas
• Manual de marca: tipografías, colores, logos
• Manual de estilo y comunicación
• Procesos en los que tengas recogido cómo haces las cosas en tu negocio
• Todo lo que creas conveniente y necesario para que realice su trabajo sin tener que pedírtelo.

Sistematiza

Define por escrito el proceso a seguir para realizar cada tarea o modifica los que ya tienes recogidos cada vez que hagas algún cambio significativo. En este punto te puedo ayudar a recogerlos. Tienes aquí toda la info sobre Sistematización de procesos.

Hazte con un buen planificador o agenda

Para el día a día, te recomiendo trabajar siempre con una buena agenda (ya sea online o física) y un calendario semanal/mensual. Y para planes a largo plazo ten bien visible tu planificador anual en el que tengas plasmada tu estrategia de ventas, tus planes comerciales, las fechas de tus lanzamientos, ofertas y promociones…

Mide tus tiempos

Es necesario medir el tiempo que te lleva realizar cada tarea. Si no lo has hecho nunca antes, no vas a tener una referencia de las horas que puedes liberar, por ello, te recomiendo que pases al menos un mes «traqueando» el tiempo que te lleva cada tarea. Puedes utilizar herramientas de medición como Toggl, TimeCamp, TrackingTime o Focus Booster, todas ellas con una versión gratuita más que suficiente para este fin.

Hora de pasar a la acción

Con toda la información sobre la mesa, es el momento de tomar decisiones.

Cuando tengas definidas tus tareas diarias, semanales y mensuales, pon al lado de cada una si esa tarea la tienes que hacer tú, porque sea absolutamente de tu competencia, o la puedes delegar en una AV.

Marca estas últimas en otro color o con rotulador para que resalte bien y puedas hacer un balance a golpe de vista. Si hay muchas cosas resaltadas…. ¡Meeeccc! será el momento de tomar decisiones importantes y ampliar tu equipo.

Ten por seguro que todo este tiempo que te sientes a pensar, aclarar ideas y rellenar hojas en blanco no será en balde, supone una perfecta inversión en tiempo y una adecuada organización de tus tareas.

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Con este chequeo, te he dado un montón de ideas para que tengas claridad sobre lo que puedes delegar y es un buen punto de partida para comenzar a liberar tiempo, no verte solo/a con todo y poder dedicarte con más foco a tu actividad y a tus clientes.

Y si quieres conocer los 10 aspectos en los que tienes que fijarte a la hora de elegir a tu Asistente Virtual, te recomiendo que descargues la guía que he creado para ti: ‘ Cómo elegir a tu Asistente Virtual y no equivocarte’, un documento breve y al grano con las características que debe reunir una Asistente Virtual Profesional que realice tus tareas con calidad y aporte valor a tu empresa.

¿Te animas a definir las tareas para formar equipo y llevar tu negocio al éxito? Déjanos tu comentario en el blog o al pie de la publicación en Redes Sociales.

Inma Sánchez | Asistente Virtual
www.atareadas.com
Tu mano derecha en tu negocio